В своей деятельности Государственное учреждение «Государственный архив Волгоградской области» руководствуется следующими нормативными документами:

* Закон Волгоградской области «Об архивном деле в Волгоградской области» от 31 декабря 2009 г. № 1981-ОД

* «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19

* «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации». М., 1998

С этими документами пользователи архива могут ознакомиться в самом архиве.

Основными принципами использования документов Архивного фонда РФ являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования (при условии максимального обеспечения сохранности документов).

В качестве основных форм использования архивных документов пользователями – физическими и юридическими лицами в соответствии с их личными заявлениями и официальными направлениями от организаций – следует указать:

* Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке.

* Выдача документов из архивохранилищ пользователям читального зала архива, организациям во временное пользование на основании заказов (требований) на выдачу дел и официальных писем.

* Предоставление доступа пользователям к печатным изданиям, хранящимся в научной библиотеке ГУ «ГАВО», а также научно-справочным материалам к документам архива.

* Проведение информационных мероприятий (экскурсии, лекции, доклады, выставки, дни открытых дверей и др.) в том числе и связанных с экспонированием архивных документов.

* Публикация архивных документов и возможность их использования в средствах массовой информации.

Запросы пользователей, поступающие в архив, подразделяются на:

* запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы). Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;
* запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы);
* запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ и международными обязательствами РФ (запросы социально – правового характера). Среди запросов этого вида обычны запросы о трудовом стаже, о заработной плате, о награждениях, о репрессиях, пребывании в плену, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о подтверждении статуса «Дети Сталинграда».

Работа с подобными запросами осуществляется через специализированный отдел – по исполнению социально-правовых запросов.

Непосредственная работа пользователей с документами происходит в читальном зале Государственного архива.

С целью оказания помощи пользователям архива в их работе над документами сформирована развернутая система научно-справочного аппарата, в которую входят разнообразные описи дел, каталоги, картотеки, указатели, обзоры фондов и тематические обзоры документов, опубликованные справочники по фондам архива. Особым подразделением научно-справочной системы Государственного архива, доступным пользователям, является научная библиотека.